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Macro-Time

Competitività Aziendale, Personale, Organizzativa: Strumenti di sviluppo e creazione del valore

Articolo tratto dal volume

"Competitività aziendale, personale, organizzativa: strumenti di sviluppo e creazione del valore". Autore Daniele Trevisani. Copyright Studio Trevisani; Copyright: Franco Angeli Editore, Milano. 

Il Macro-Time Management

La gestione del tempo rappresenta uno strumento chiave dello sviluppo competitivo. Il budget temporale deve essere adeguatamente diviso e bilanciato nei tre macro-tempi aziendali identificati nel metodo ALM:

  •  tempi produttivi (il tempo lavorativo direttamente dedicato al raggiungimento della mission, il “lavoro” in senso stretto);

  • tempi organizzativi (per aumentare l’efficienza occorre organizzarsi, praticare time-management, scheduling e project management);

  • tempi formativi (per rendere occorre essere preparati, competenti).

Questo implica inoltre evitare la dispersione in qualsiasi altra attività non centrale. Molte organizzazioni sono poco produttive perché i tempi dedicati dalle persone ad altre attività (telefonare ad amici, fidanzati e fidanzate, mogli e mariti, figli, giocare su Internet, svolgere lavori esterni, litigare, ecc...) assorbono il tempo alle tre attività centrali - produzione, crescita personale e organizzazione. Per dispersione non intendiamo il normale e fisiologico bisogno di staccare, prendere un caffè o fare una telefonata, ma la sistematica appropriazione dei tempi aziendali da parte di altre attività. Questo fenomeno è stato ripetutamente osservato in molte organizzazioni pubbliche, ma anche private, in cui manchi una direzione per obiettivi e la responsabilizzazione, o non esistano ripercussioni o sanzioni per questi comportamenti.

L'approccio ideale al time management deve invece produrre una concentrazione massima sulle tre attività funzionali alla competitività: la produzione (il lavoro in sé), l'organizzazione (gestione degli archivi, classificazione delle informazioni, calendarizzazione di eventi, pianificazione Gantt dei progetti, incontri organizzativi) e la propria crescita (formazione, corsi, studio di nuove materie, discipline, programmi) entrando in "apprendimento costante" (lifelong learning).

Situazioni aziendali ottimali e patologiche

Evidenziamo tre stati di distribuzione temporale:

  • Stato A: alta concentrazione sulla produzione: situazione di "ingolfamento" - non può essere la normalità ma si utilizza per casi eccezionali. È composta da un 95% di produzione e da un minimo 5% per il planning (no planning = caos).

  • Stato B: massima produttività per il medio e lungo periodo. È composta da un 90% di produzione, 5% di planning e 5% di formazione.

  • Stato C: massimo sviluppo manageriale. Impiega il 50% del tempo in produzione, il 25% in planning e il 25% in formazione. Si utilizza in momenti di cambiamento organizzativo, o di costruzione di progetti impegnativi, per i quali si vuole essere fortemente preparati.

Qualunque sia lo stato adottato, ciò che conta veramente è non trovarsi in una delle due modalità negative che seguono.

  • Lo stato "X": 100% produzione, 0 organizzazione e 0 crescita. Questa condizione pone le basi per il tracollo dell'azienda e della persona. Rappresenta l'equivalente dell'utilizzo di un motore in fuorigiri, da parte di un guidatore bendato (mancanza di organizzazione e di visione di ciò che si sta facendo, utilizzo di risorse senza direzione).

  • Lo stato "Y": 10-20% di produzione (o comunque il minimo possibile), il resto dedicato alle chiacchiere, o a lavori esterni, a giocare o in attività inutili, 0% organizzazione e 0% crescita. L'azienda in cui una buona quota di dipendenti adotti questo approccio, sta per fallire. L’ente in cui predomini questo status, non sarà efficiente e costringerà gli utenti a subire grandi disservizi.

In generale, quindi, in termini di time management vale il seguente principio:

Principio 1 - Macro-time management

  • La competitività dipende dalla quantità di tempo proporzionale dedicato alle attività lavorative (tempo lavorativo su tempo dedicato ad altro) ponderata per la capacità di ottimizzare l'impiego del tempo lavorativo.

  • I macro tempi lavorativi devono dividersi in tempi produttivi, tempi organizzativi e tempi formativi, in maniera bilanciata, in funzione della condizione specifica aziendale. L'abbandono di uno qualsiasi dei tre macro-tempi riduce la produttività totale della persona e dell'organizzazione.

 

Fonte: Daniele Trevisani "Competitività Aziendale, Personale, Organizzativa: Strumenti di sviluppo e creazione del valore". Franco Angeli editore. © Copyright.

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